Surabaya, kabarpos.id – Arsip dokumen fisik yang terus menumpuk akhirnya akan banyak memakan tempat. Terkadang ada beberapa lembaga/kantor yang menyiasati arsip habis masa retensi dengan dijual sehingga memperoleh keuntungan.
Menjual arsip, umumnya dalam bentuk kertas maupun sisa bekas barang rongsokan kepada pengepul dapat memberikan keuntungan. Padahal menjual arsip tersebut sangat dilarang.
“Bisa jadi kalau dijual akan menjadi bungkus jualan. Namun,Tidak boleh arsip itu dijual tanpa ada surat keputusan resmi dari pengadilan tentang pemusnahan dokumen negara sesuai undang-undang yang ada.”Ungkap Aris Gunawan selaku ketua LSM FPSR Surabaya sabtu (11/07/2026).
Ia menegaskan, tindakan menjual arsip itu dilarang. Bahkan bisa dikenai sanksi pidana.
Pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
Sesuai peraturan dan UU tersebut telah diatur prosedur pengarsipan umum yang wajib diberlakukan di Indonesia. Mulai dari penerbitan penciptaan arsip, pengelolaan dan pemeliharaan, penyusutan volume arsip dengan cara dimusnahkan.
“Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan,” tuturnya.
Aris Gunawan pun mencontohkan, perhatikan kertas yang digunakan untuk membungkus gorengan atau bungkus kacang. Nah, tak jarang bukan menemukan bungkus tersebut merupakan dokumen-dokumen resmi yang memiliki informasi penting dan bersifat pribadi.
“Inilah dampak yang ditimbulkan dari menjual arsip yang sudah habis masa retensi. Penyebarannya tidak bisa dipantau dan dikendalikan. “Ditakutkan arsip-arsip kadaluarsa yang dijual malah disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab,” katanya.
Apalagi jika arsip tersebut merupakan dokumen negara, kejadian seperti ini akan melibatkan polisi dan akan dilakukan pengusutan. “Dan ujung-ujungnya, pelaku akan diberikan sanksi administratif berupa denda yang cukup besar bahkan bisa dijerat pidana.” jelasnya.
“Karena arsip tidak boleh dijual, penting untuk kita mengetahui bagaimana cara memusnahkan arsip yang baik dan benar sesuai dengan SOP yang berlaku,” imbuhnya.
Sementara itu, kepala SMPN 6 Surabaya Atim Surahman saat dikonfirmasi belum ada jawaban resmi tentang hal ini.
Untuk itu, sejumlah aktivis dan LSM pemerhati birokrasi pendidikan Surabaya akan mengirim surat dumas resmi kepada pihak berwenang dan juga SMPN 6 Surabaya ini dalam waktu dekat agar masalah ini menjadi terang benerang kepada publik.
(Bersambung/Red)
